Початок нового бюджетного та діловодного року є періодом узагальнення результатів діяльності за минулий рік і визначення основних завдань на наступний період. Упродовж 2025 року управління архівної справи Калуської міської ради здійснювало системну роботу, спрямовану на забезпечення належної організації діловодства в державних установах, виконавчих органах Калуської міської ради, закладах освіти й охорони здоров'я, комунальних підприємствах, збереження документів з управлінської діяльності, що відносяться до Національного архівного фонду, а також документів трудового архіву громади і забезпечення доступу громадян до архівної інформації відповідно до вимог чинного законодавства.
Основні напрями роботи у 2025 році
Упродовж звітного періоду управлінням архівної справи здійснено комплекс заходів, спрямованих на організацію та впорядкування діловодства в державних установах, структурних підрозділах, виконавчих органах міської ради, установах, організаціях і підприємствах громади. Зокрема, забезпечено складання, перевірку та погодження номенклатур справ, при цьому особлива увага приділялася правильності формування заголовків справ, визначенню строків їх зберігання відповідно до Переліків типових документів та дотриманню вимог законодавства у сфері архівної справи і діловодства.
У 2025 році проведено 8 засідань експертної комісії управління, на яких розглядалися проєкти номенклатур справ, описи справ постійного, тимчасового та тривалого (понад 10 років) зберігання, описи справ з кадрових питань (особового складу), проєкти положень про експертні комісії установ, організацій і підприємств, акти про вилучення для знищення документів, строки зберігання яких закінчилися, інструкції з діловодства, а також історичні довідки до архівних фондів юридичних осіб та фізичних осіб підприємців, у тому числі тих, що припинили фінансово-господарську діяльність. За результатами розгляду підготовлено експертні висновки, які в установленому порядку направлялися на погодження до Державного архіву Івано-Франківської області, щодо юридичних осіб джерел комплектування Національного архівного фонду.
Окремим напрямом роботи управління у звітному році було надання методичної допомоги установам, організаціям та підприємствам громади з питань упорядкування, описування та підготовки документів до передачі на архівне зберігання, а також організації вилучення для знищення документів, строки зберігання яких минули. Відповідні консультації надавалися також юридичним особам, що перебували у процесі ліквідації, з метою забезпечення збереженості документів соціально-правового характеру.
Робота з документами та запитами
У звітному 2025 році управлінням архівної справи забезпечено приймання на архівне зберігання 468 одиниць зберігання документів постійного терміну зберігання, які відображають основні напрями управлінської діяльності і мають практичну цінність від юридичних осіб джерел комплектування Національного архівного фонду.
Вагомий обсяг роботи було зосереджено на кадрових документах трудового архіву громади, що забезпечують реалізацію соціальних прав громадян. На тривалий термін зберігання прийнято 285 одиниць зберігання документів з кадрових питань (особового складу) ліквідованих та реорганізованих установ, підприємств і організацій. Зазначені документи є підставою для підтвердження трудового стажу, заробітної плати та інших відомостей соціально-правового характеру.
Протягом року управлінням опрацьовано 1553 запити громадян, підприємств, установ та організацій щодо надання архівних довідок, витягів і копій документів. Усі запити розглядалися відповідно до вимог чинного законодавства та виконувалися у встановлені строки, з дотриманням принципів доступності архівної інформації та захисту персональних даних.
Станом на початок 2026 року в архівосховищах управління архівної справи Калуської міської ради зберігаються документи, віднесені до Національного архівного фонду з управлінської діяльності, загальною кількістю 10 623 одиниці зберігання, а також документи трудового архіву громади загальною кількістю 12 885 одиниць зберігання. Архівні фонди сформовані документами державних установ, виконавчих органів міської ради, установ, організацій та ліквідованих суб'єктів господарювання територіальної громади. На архівному зберіганні перебувають:
документи постійного терміну зберігання управлінського характеру; документи з кадрових питань (особового складу) трудового архіву;
довідковий апарат до архівних фондів (описи справ, історичні довідки). Документи зберігаються в упорядкованому стані з дотриманням вимог Правил роботи архівних установ, Правил організації діловодства та архівного зберігання документів, а також нормативних актів у сфері забезпечення збереженості архівних документів.
З метою підвищення доступності архівної інформації та створення зручних умов
для користувачів архіву упродовж 2025 року продовжено роботу з оцифрування довідкового апарату архівних фондів НАФ та трудового архіву. Оцифровані описи справ розміщено на офіційному веб-сайті Калуської міської ради, що забезпечує можливість попереднього ознайомлення громадян зі складом архівних фондів, оптимізує процес опрацювання запитів та сприяє відкритості архівної інформації відповідно до вимог чинного законодавства.
З детальним переліком архівних фондів управління та довідковим апаратом до них (описи справ) можна ознайомитися на офіційному веб-сайті Калуської міської ради за посиланням: https://kalushcity.gov.ua/kmr/department/arhivnij-viddil
На початку нового 2026 діловодного року управління архівної справи здійснює комплекс організаційних та планових заходів, спрямованих на забезпечення належної роботи у сфері діловодства та архівної справи, упорядкування документів, координацію діяльності джерел формування архівних фондів НАФ та підготовку документів до розгляду експертною комісією.
Діяльність управління упродовж року зосереджуватиметься на збереженні документальної спадщини громади, підвищенні якості організації діловодства і архівного зберігання документів, а також на забезпеченні доступності архівної інформації та архівних послуг для громадян, установ і організацій.