Основні завдання і функції ВІДДІЛУ:
- Реалізація державної політики у сфері архівної справи і діловодства в межах своєї компетенції, здійснення управління архівною справою і діловодством на території міста.
- Забезпечення дотримання законодавства України про Національний архівний фонд та архівні установи.
- Координація діяльності виконавчих органів міської ради, підприємств, установ та організацій усіх форм власності у питаннях архівної справи і діловодства;
- Забезпечення поповнення Національного архівного фонду документами, що мають місцеве значення, їх державної реєстрації, обліку, зберігання та використання їх інформації.
ВІДДІЛ відповідно до покладених на нього завдань:
- Складає і за погодженням з державним архівом області подає на затвердження міському голові плани розвитку архівної справи в місті та забезпечує їх виконання.
- Забезпечує облік, зберігання і охорону:
- документів Національного архівного фонду, що нагромадилися за час діяльності існуючих і тих, що діяли раніше на сучасній території міста, державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій;
- документів Національного архівного фонду, що утворилися в процесі діяльності профспілкових, кооперативних, творчих та інших об'єднань громадян, переданих за їхньою згодою до ВІДДІЛУ;
- документів особового походження, що надійшли до ВІДДІЛУ;
- документів, переданих в установленому законом порядку на постійне чи тимчасове зберігання підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності, а також громадян та їх об’єднань;
- друкованих, ілюстративних та інших матеріалів, що доповнюють документи ВІДДІЛУ і використовуються для довідково-інформаційної роботи;
- облікових документів і довідкового апарату до документів.
- Організовує роботу з внесення документів до Національного архівного фонду або вилучення документів з нього фізичних і юридичних осіб незалежно від форм власності, що перебувають у зоні комплектування ВІДДІЛУ.
- Готує матеріали для проведення державним архівом області державної реєстрації документів Національного архівного фонду фізичних і юридичних осіб незалежно від форм власності, що перебувають у зоні комплектування ВІДДІЛУ.
- 3а дорученням Державної архівної служби України контролює дотримання власниками документів Національного архівного фонду вимог законодавства щодо здійснення права власності на зазначені документи.
- Інформує державний архів області про виявлення архівних документів, що не мають власника або власник яких невідомий, а також про продаж документів Національного архівного фонду з метою реалізації переважного права держави на їх придбання.
- Складає і за погодженням з державним архівом області подає на затвердження міському голові список підприємств, установ і організацій, документи яких підлягають зберіганню у ВІДДІЛІ, готує пропозиції щодо уточнення цього списку.
- Приймає для зберігання документи Національного архівного фонду від державних органів, органів місцевого самоврядування, комунальних підприємств, установ і організацій міста, а також архівні документи громадян та їх об'єднань.
- Приймає на зберігання архівні документи органів місцевого самоврядування, комунальних підприємств, установ та організацій, що ліквідовуються без визначення правонаступників.
- Здійснює тимчасове зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних та фізичних осіб, що не належать до Національного архівного фонду.
- Контролює та перевіряє ведення діловодства на підприємствах, в установах і організаціях, що перебувають у зоні комплектування ВІДДІЛУ, незалежно від форм власності, роботу їх архівних підрозділів, умови зберігання документів у них, надає їм методичну допомогу у впровадженні прогресивних систем діловодства та зберігання документів.
- Подає міській раді пропозиції щодо створення трудового архіву для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на території міста та інших архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду, надає консультативно-методичну допомогу в організації його діяльності.
- Інформує міську раду, державний архів області про факти втрати, знищення, пошкодження архівних документів, інші порушення законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.
- Веде зведений облік архівних документів, що зберігають державні органи , органи місцевого самоврядування, комунальні підприємства, установи і організації джерела комплектування ВІДДІЛУ та документів Національного архівного фонду, що належать громадянам, подає належні відомості про них Державному архіву області.
- Організовує надання на договірних засадах послуг підприємствам, установам та організаціям, що перебувають у зоні комплектування ВІДДІЛУ, з науково-технічного опрацювання документів та використання їх інформації, розроблення методичних посібників з архівної справи і діловодства, підвищення кваліфікації працівників архівних підрозділів та служб діловодства підприємств, установ та організацій.
- Передає за угодою до Державного архіву області у визначені ним терміни, документи Національного архівного фонду та довідковий апарат до них для постійного зберігання.
- Створює і вдосконалює довідковий апарат до документів Національного архівного фонду, що зберігаються у ВІДДІЛІ.
- Інформує державні органи, органи місцевого самоврядування, підприємства, установи і організації про склад і зміст документів, що зберігаються у ВІДДІЛІ, надає документи Національного архівного фонду для користування фізичним та юридичним особам; публікує, експонує та в іншій формі популяризує архівні документи, а також виконує інші функції, спрямовані на ефективне використання відомостей, що містяться в документах Національного архівного фонду.
- Видає підприємствам, установам і організаціям архівні довідки, копії та витяги з документів, що зберігаються у ВІДДІЛІ, а громадянам — довідки соціально-правового характеру.
- Проводить у встановленому порядку облік, обстеження та аналіз діяльності архівних установ, створених на території міста, незалежно від форм власності та підпорядкування.
Завантажити Положення про архівний відділ Калуської міської ради
Архівний відділ Калуської міської ради забезпечує облік, зберігання і охорону:
- документів Національного архівного фонду;
- документів особового походження;
- документів, переданих в установленому законом порядку на постійне чи тимчасове зберігання;
- організовує роботу з внесення документів до Національного архівного фонду або вилучення документів з нього фізичних чи юридичних осіб незалежно від форм власності;
- приймає для зберігання документи Національного архівного фонду від державних органів, органів місцевого самоврядування, комунальних підприємств, установ організацій міста;
- контролює та перевіряє ведення діловодства на підприємствах, установах та організаціях, що перебувають в зоні комплектування відділу;
- створює і вдосконалює довідковий апарат до документів Національного архівного фонду, що зберігаються у відділі;
- видає підприємствам, установам і організаціям архівні довідки, копії та витяги з документів, що зберігаються у відділі, а громадянам – довідки соціально-правового характеру.
Відповідно до ст. 35 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», «Правил роботи архівних установ України», рішення виконавчого комітету Калуської міської ради від 28.12.2015 року №276 «Про затвердження Положення про порядок надання платних послуг архівним відділом Калуської міської ради» архівний відділ здійснює такі послуги:
- Науково-технічне опрацювання документів і справ юридичних осіб:
- складення історичних довідок до архівних фондів;
- підготовка документів для науково-технічного опрацювання, їх систематизація, визначення фондової належності;
- проведення експертизи цінності документів;
- складення за результатами експертизи цінності описів справ, довідкового апарату до них та актів;
- формування та оформлення справ, підготовка їх для архівного зберігання, складення топографічних покажчиків, картонування справ.
- Надання методичної і практичної допомоги юридичним особам з питань архівної справи та діловодства, забезпечення збереженості архівних документів:
- консультування з питань архівної справи та діловодства юридичних осіб, що не є джерелами формування Національного архівного фонду;
- зберігання архівних документів на договірній основі (депоноване зберігання документів, що не належать державі, у зв’язку із достроковим прийманням).
- Використання інформації архівних документів та надання інформаційних послуг:
- виявлення інформації на тематичні, персональні і майнові запити користувачів;
- складення архівних довідок (копій, витягів) на тематичні, персональні (біографічні, генеалогічні) і майнові запити користувачів;
- виготовлення додаткових примірників архівної довідки на прохання заявника або переоформлення архівної довідки;
- виготовлення копій архівних документів (у тому числі з фонду користування), друкованих видань та довідкового апарату до документів за допомогою технічних засобів архіву;
- засвідчення відбитком гербової печатки копій архівних документів, виготовлених за допомогою технічних засобів користувачів;
- надання у користування в читальному залі архівних документів та мікрофотокопій понад встановлені обсяги і строки.
Термін виконання робіт (послуг) визначається архівним відділом з урахуванням обсягів робіт, нормативного виробітку (часу) на конкретні види робіт, виробничої потужності його матеріально-технічної бази і черговість виконання замовлень.
Термін виконання замовлень на види робіт та послуг зазначаються в договорі.
Завантажити перелік платних послуг, які надаються Архівним відділом Калуської міської ради (нова редакція)
