Архівний відділ Калуської міської ради забезпечує облік, зберігання і охорону:
- документів Національного архівного фонду;
- документів, переданих в установленому законом порядку на постійне чи депоноване зберігання;
- організовує роботу з внесення документів до Національного архівного фонду або вилучення документів з нього фізичних чи юридичних осіб незалежно від форм власності;
- приймає для зберігання документи Національного архівного фонду від державних органів, органів місцевого самоврядування, комунальних підприємств, установ організацій міста;
- контролює та перевіряє ведення діловодства на підприємствах, установах та організаціях, що перебувають в зоні комплектування відділу;
- створює і вдосконалює довідковий апарат до документів Національного архівного фонду, що зберігаються у відділі;
- видає підприємствам, установам і організаціям архівні довідки, копії та витяги з документів, що зберігаються у відділі, а громадянам – довідки соціально-правового характеру.
Відповідно до ст. 35 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», «Правил роботи архівних установ України», рішення виконавчого комітету Калуської міської ради від 28.12.2015 року №276 «Про затвердження Положення про порядок надання платних послуг архівним відділом Калуської міської ради» архівний відділ здійснює такі послуги:
- Науково-технічне опрацювання документів і справ юридичних осіб:
- складення історичних довідок до архівних фондів;
- підготовка документів для науково-технічного опрацювання, їх систематизація, визначення фондової належності;
- проведення експертизи цінності документів;
- складення за результатами експертизи цінності описів справ, довідкового апарату до них та актів;
- формування та оформлення справ, підготовка їх для архівного зберігання, складення топографічних покажчиків, картонування справ.
- Надання методичної і практичної допомоги юридичним особам з питань архівної справи та діловодства, забезпечення збереженості архівних документів:
- консультування з питань архівної справи та діловодства юридичних осіб, що не є джерелами формування Національного архівного фонду;
- зберігання архівних документів на договірній основі (депоноване зберігання документів, що не належать державі, у зв’язку із достроковим прийманням).
- Використання інформації архівних документів та надання інформаційних послуг:
- виявлення інформації по тематичних, персональних і майнових запитів фізичних та юридичних осіб;
- складення архівних довідок (копій, витягів) на тематичні, персональні (біографічні, генеалогічні) і майнові запити фізичних та юридичних осіб;
- виготовлення копій архівних документів (у тому числі з фонду користування), друкованих видань та довідкового апарату до документів за допомогою технічних засобів архіву;
- надання у користування в читальному залі архівних документів.
Термін виконання робіт (послуг) визначається архівним відділом з урахуванням обсягів робіт, нормативного виробітку (часу) на конкретні види робіт (послуг), виробничої потужності його матеріально-технічної бази і черговість виконання запитів (замовлень).
Термін надання послуг зазначаються в договорі виконаних робіт.
Основні завдання Архівного відділу
1) здійснення управління архівною справою і діловодством на території Калуської міської територіальної громади;
2) координація діяльності органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій (далі - юридичні особи), приватних архівних установ, заснованих фізичними особами та/або юридичними особами приватного права (далі - приватні архіви), архівних установ, створених для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на території Калуської міської територіальної громади, та інших документів, що не належать до Національного архівного фонду (далі - трудові архіви), з питань архівної справи і діловодства;
3) внесення до Національного архівного фонду архівних документів, що мають місцеве значення, ведення їх обліку, зберігання та використання відомостей, що в них містяться;
4) здійснення контролю за діяльністю архівних установ і служб діловодства, забезпечення додержання законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.
5) забезпечення централізованого тимчасового зберігання архівних документів нагромаджених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних і фізичних осіб — підприємців та інших документів, що не належать до Національного архівного фонду («трудовий архів»).
