Номенклатура справ: навіщо потрібна, з чого почати та як правильно скласти

Порядок у документах починається з чіткої системи їх організації. Коли заздалегідь визначено, які документи формуються за кожним напрямом роботи, як їх об’єднувати у справи та скільки часу зберігати, значно легше підтримувати належний порядок у діловодстві і у подальшому передавати сформовані справи до архіву. Саме таку систему встановлює номенклатура справ.

На практиці трапляється ситуація, коли документи накопичуються у папках, на комп’ютерах, у шафах або на робочих столах працівників, а питання їх систематизації відкладається «на потім». Через певний час виникають труднощі з пошуком необхідних документів, визначенням строків їх зберігання та проведенням експертизи цінності.

Номенклатура справ дозволяє уникнути таких проблем і створює єдину систему роботи з документами від моменту їх створення або надходження до завершення строку зберігання.

Що таке номенклатура справ?

Номенклатура справ — це систематизований перелік заголовків справ, які формуються в діловодстві установи, організації чи підприємства із зазначенням строків їх зберігання. Її призначення значно ширше, ніж простий перелік папок.

Номенклатура справ забезпечує:

• єдиний порядок формування справ;
• облік документів і справ;
• оперативний пошук документів за змістом і видом;
• правильне визначення строків зберігання;
• підготовку документів до передавання до архіву;
• основу для складання описів справ постійного та тривалого зберігання;
• облік справ тимчасового зберігання.

Номенклатура охоплює документи, створені як у паперовій, так і в електронній формах. Правила організації діловодства встановлюють обов’язок кожної установи, організації чи підприємства скласти власну номенклатуру справ незалежно від наявності типової або примірної номенклатури.

 

Нормативна основа

Під час складання та ведення номенклатури справ насамперед необхідно керуватися такими нормативно-правовими актами:

1. Законом України «Про Національний архівний фонд та архівні установи».
2. Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5.
3. Типовими та галузевими переліками документів із зазначенням строків їх зберігання, залежно від специфіки діяльності установи.
4. Інструкцією з діловодства конкретної юридичної особи.
5. Положенням про архівний підрозділ або положенням про службу діловодства.
6. Положеннями про структурні підрозділи та посадовими інструкціями працівників.

Основним нормативним документом, який безпосередньо визначає порядок складання номенклатури справ, залишаються Правила, затверджені наказом Міністерства юстиції України                           №1000/5. У чинній редакції документа, зокрема, визначено призначення номенклатури, порядок її складання, ведення, погодження, затвердження та внесення змін.

 

З чого розпочати складання номенклатури справ?

Найбільша помилка — відкрити порожню таблицю та одразу почати вигадувати назви справ.

Покрокові етапи складання номенклатури справ наведені на мал.1

 

Крок 1. Вивчіть діяльність установи

Перед складанням номенклатури необхідно з’ясувати:

• які функції виконує установа, організація чи підприємство;
• які структурні підрозділи функціонують;
• які документи створюються кожним підрозділом;
• які документи надходять від інших установ, організацій чи підприємств;
• які колегіальні органи, комісії або робочі групи функціонують;
• які документи необхідно зберігати постійно;
• які документи мають тривалі або тимчасові строки зберігання.

 

Для цього доцільно опрацювати:

 

 

Важливо: номенклатура повинна відображати не умовну, а фактичну діяльність установи.

 

Крок 2. Визначте принцип побудови номенклатури

Правила передбачають два основні підходи:

1. Структурний принцип

Застосовується в установах із чітко визначеною структурою.

Розділами номенклатури виступають назви структурних підрозділів.

Наприклад:

• Служба діловодства
• Відділ бухгалтерського обліку
• Відділ кадрової роботи
• Юридичний відділ

2. Функціональний принцип

Доцільний у невеликих установах або установах без складної внутрішньої структури.

Розділи формуються за основними напрямами діяльності.

Наприклад:

• Організаційно-розпорядча діяльність
• Кадрова робота
• Фінансова діяльність
• Основна діяльність
• Господарська діяльність

Під час вибору принципу необхідно враховувати реальну організацію роботи установи. Правила прямо передбачають структурний або функціональний принцип побудови номенклатури справ.

Крок 3. Визначте, які справи формуватимуться

Після аналізу діяльності необхідно скласти перелік усіх напрямів документованої діяльності.

Поставте собі просте запитання: - які документи створюються або надходять до установи, організації чи підприємства і де вони повинні систематично зберігатися?

Наприклад, у номенклатурі можуть передбачатися справи:

• розпорядчі документи;
• протоколи;
• листування;
• плани та звіти;
• документи з кадрових питань;
• бухгалтерські документи;
• документи колегіальних органів;
• документи з основної діяльності;
• договори;
• документи з охорони праці;
• документи з господарської діяльності.

У номенклатурі необхідно передбачити заголовки справ, які охоплюють усі документовані напрями діяльності установи. Водночас до неї, як правило, не включають довідкові видання та інші матеріали, що не формуються як службові справи.

Крок 4. Правильно сформулюйте заголовок справи

Заголовок справи повинен чітко відповідати змісту документів, які до неї включатимуться.

Погано:

«Різне»
«Документи»
«Листування»
«Вхідні документи»

Добре:

«Накази директора з основної діяльності»

«Протоколи засідань експертної комісії»

«Листування з питань основної діяльності»

«Документи з питань проведення інвентаризації майна»

Заголовок справи повинен відповідати на запитання:

Які документи?
З якого питання або напряму діяльності?
За який період або за якою ознакою?

Наприклад:

Документи з питань проведення перевірок стану діловодства та архівної справи

Такий заголовок одразу пояснює, які документи повинні формуватися у справі.

Крок 5. Визначте індекси справ

Кожній справі присвоюється індекс.

Індекс допомагає:

• систематизувати справи;
• швидко знайти необхідну справу;
• забезпечити правильне формування документів;
• пов’язати справу з відповідним структурним підрозділом.

Приклад

Наявність резервних індексів також важлива, оскільки протягом року може виникнути необхідність завести нову справу, яку неможливо було передбачити під час складання номенклатури. Правила передбачають внесення таких справ із застосуванням резервних номерів наприкінці номенклатури за погодженням із відповідальними за діловодство та архів.

 

Крок 6. Визначте строк зберігання

Це один із найвідповідальніших етапів.

Строк зберігання не можна визначати на власний розсуд. Для цього використовуються відповідні нормативні переліки документів із зазначенням строків їх зберігання.

У номенклатурі зазначають:

• строк зберігання;
• номер відповідної статті нормативного переліку.

Приклад

 

Важливо: строк зберігання необхідно визначати не за назвою папки, а за змістом документів, які фактично до неї включатимуться.

Номенклатура справ складається за формою, наведеною в додатку 10 до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях (пункт 12 глави 1 розділу IV).

 

Номенклатура структурного підрозділу і зведена номенклатура: у чому різниця?

У великих установах, організаціях, підприємствах робота зазвичай починається зі складання номенклатури справ окремих структурних підрозділів.

Схема:

Структурний підрозділ — номенклатура справ підрозділу — служба діловодства — зведена номенклатура справ установи — експертна комісія/погодження — затвердження керівником.

Номенклатура справ установи складається на основі номенклатури її структурних підрозділів. Методичну допомогу в цій роботі надає управління архівної справи та/або відповідальна за діловодство чи архівну справу посадова особа.

 

Хто складає номенклатуру справ?

Умовно відповідальність можна розподілити так:

 

 

Коли потрібно складати та оновлювати номенклатуру?

Робота з номенклатурою не завершується після її затвердження. Протягом року вона використовується як робочий документ.

У разі появи нового напряму діяльності або документів, які не передбачені чинною номенклатурою, відповідну справу необхідно передбачити в установленому порядку.

Наприкінці року номенклатура закривається підсумковим записом про фактичну кількість заведених справ. Номенклатура уточнюється, передруковується та вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року.

Погодження номенклатури з відповідною архівною установою здійснюється з періодичністю, визначеною Правилами, зокрема один раз на п’ять років, а також у разі істотних змін у структурі, функціях або характері роботи установи.

Типові помилки під час складання номенклатури (див. мал.2 )

 

Головне, що варто пам’ятати

Номенклатура справ — це не документ, який складається лише для перевірки або архіву.

Це основний інструмент організації документів в установі.

Від якості її складання залежить:

• наскільки швидко працівники знайдуть необхідний документ;
• чи правильно визначено строк його зберігання;
• чи можливо без зайвих труднощів провести експертизу цінності документів;
• чи правильно сформуються справи;
• чи належним чином підготуються документи до архівного зберігання.

Найкраща номенклатура — не та, яка містить найбільшу кількість справ. Найкраща — та, яка реально відображає діяльність установи, організації чи підприємства, зрозуміла працівникам і щоденно використовується в роботі.

Якщо під час складання номенклатури виникають сумніви щодо правильності формування справи, визначення її заголовка або строку зберігання документів, це питання необхідно вирішувати до початку масового формування документів у справи.

Правильно складена номенклатура сьогодні — це порядок у документах, швидкий пошук необхідної інформації та належно сформований архів завтра.

Не впевнені, чи правильно складена номенклатура справ? Фахівці управління архівної справи Калуської міської ради допоможуть розібратися з її формуванням, визначенням заголовків справ і строків зберігання, перевірити правильність оформлення та підготувати документ до подання на розгляд і погодження ЕК управління та/або ЕПК Державного архіву Івано-Франківської області.