У процесі діяльності компаній, організацій, установ та підприємств створюються документи, що відображають фінансово-господарську діяльність юридичної особи. Обсяги та кількість таких документів постійно зростають. Держава чітко регламентує правила організації діловодства, архівної справи та знищення документів відповідно до таких нормативно-правових актів:
• Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні установи»;
• «Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів (із змінами та доповненнями)»;
• «Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях» (із змінами);
• ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів».
Дотримання цих вимог забезпечує юридичну силу документів, запобігає порушенням у документації та спрощує процес архівування.
Чому важливо дотримуватись архівних вимог?
• Запобігання втраті документів. Організація діловодства відповідно до законодавчих норм гарантує впорядковане збереження документів, унеможливлюючи їх втрату або пошкодження. Це є важливим аспектом правової відповідальності керівників.
• Забезпечення юридичної сили. Документи, оформлені за встановленими стандартами, зберігають юридичну силу та можуть бути використані в судових процесах чи інших офіційних процедурах.
• Відповідальність за порушення. Недотримання вимог щодо організації діловодства або передачі документів до архівної установи може призвести до юридичної відповідальності, включаючи адміністративні санкції.
Послуги Архівного відділу Калуської міської ради
Архівний відділ Калуської міської ради надає послуги з організації діловодства та архівної обробки документів на договірній основі, зокрема:
• комплексне обстеження стану та наявності документів;
• розроблення та погодження номенклатури справ юридичних осіб незалежно від форми власності;
• проведення експертизи науково-практичної цінності документів;
• систематизація документів згідно з термінами зберігання;
• формування справ з основної діяльності та особового складу;
• складання описів справ;
• підготовка акту про вилучення для знищення документів, що втратили практичне значення та строки зберігання яких закінчилися;
• складання та видача інформаційної довідки для державної реєстрації припинення юридичної особи;
• приймання архівних справ, пов’язаних із соціальним захистом громадян (зокрема кадрових документів), у разі ліквідації установ, організацій та підприємств.
Контакти для консультацій та співпраці
Для отримання методичної та практичної допомоги щодо організації діловодства та архівного зберігання документів звертайтесь до Архівного відділу Калуської міської ради:
???? Адреса: вул. Євшана, 9, м. Калуш, Івано-Франківська обл., 77301
???? Телефон: (03472) 5-40-88
✉ E-mail: arhivkalysh@ukr.net
Дякуємо за співпрацю!